Digitalizar procesos en la gestión de facturas de proveedores, Ventas y RRHH

Indalo Motor un icono del tejido empresarial almeriense se suma a iArchiva de la mano del partner TELEFÓNICA.

El Grupo empresarial Almeriense INDALO MOTOR  que cuenta actualmente con concesionarios oficiales de SEAT en ALMERÍA, ROQUETAS DE MAR Y EL EJIDO. compuesta por una plantilla de más 60 profesionales, una empresa de Almería para los almerienses con más de 30 años de experiencia.

La gestión documental no existe antes de iArchiva

Al tener varios centros de trabajo la documentación estaba dispersa y era difícil de controlar el estado de un expediente de un vehículo, así como a la hora de llevar a cabo el intercambio de información con los empleados.

Grandes ventajas de tener la gestión documental optimizada con iArchiva

Indalo Motor se suma a la apuesta por la tecnología de gestión documental inteligente de la mano de iArchiva. De esta manera Indalo Motor da un paso de gran importancia empresarial hacia la correcta y buena gestión de todos los documentos de la compañía, apostando así por un tratamiento dinámico de su información y por tanto reduciendo a la mínima expresión el tedioso trabajo de análisis manual de todos sus datos. Desde INDALO MOTOR se entendía claramente que, al dar un paso de tal magnitud, debía ser dado de la mano de una empresa con experiencia, como es el caso de iArchiva, una empresa almeriense con una más que consolidada trayectoria en el sector, así como con un producto que les proporcionara la calidad y seguridad que se precisa en estos casos, por lo tanto, la decisión fue clara, iArchiva era la mejor opción. Una vez tomada la decisión, se ha apostado  por un proyecto de implementación progresivo , comenzando con la implantación del módulo de gestión de facturas de proveedores, consiguiendo así una clasificación automatizada de las mismas sin intervención humana, apostando así claramente por dos máximas de la filosofía de iArchiva, como son, que todos sus clientes abandonen el papel y que todos los procesos sean claramente automatizados sin intervención de ningún usuario, maximizando así entre otros parámetros, el retorno de inversión. Una vez comprobada la máxima eficacia de este módulo de iArchiva, aumentó su proyección de gestión interna con la implementación en una segunda fase, del resto de funcionalidades del sistema como el módulo de mejora de flujo de trabajo y el módulo de contabilización automática de facturas. De esta manera se ha conseguido generar una correcta y automatizada gestión de todas las órdenes de compra y la conciliación final de todas ellas. En la parte de ventas se ha creado un flujo de trabajo para la gestión del expediente de cada vehículo que se gestiona, iniciándolo el comercial pasando por el director de ventas y terminando en administracion, asegurando dentro del flujo que el expediente está bien formado y dicho vehículo se puede servir en las condiciones óptimas. Dentro del departamento de RRHH, se digitaliza todo el proceso documental del empleado, para no tener que imprimir y evitar así las valijas de documentación, cada empleado puede tramitar su documentación en su centro, incluso la firma de ellos y en tiempo real en las oficinas centrales tienen constancia de dichos documentos y pueden trabajar con ellos en caso de necesidad. Todo este proceso no ha hecho más que comenzar ya que una vez comprobada la eficacia de todos los módulos del gestor documental ahora toca beneficiarse de la automatización de procesos que ofrece iArchiva. Y es que sin lugar a duda la Gestión Documental forma parte del día a día de todas las empresas y en consecuencia según se indica desde INDALO MOTOR se debía afrontar este nuevo reto de la automatización documental, otorgando como gran solución a este nuevo horizonte, la mejor herramienta del mercado que les proyectara hacia un escenario de mayor eficiencia. Cabe recordar que una gestión documental eficaz permite una reducción de costes y mejoras operativas y que implementar soluciones que permitan que la gestión documental no suponga demasiado esfuerzo y tiempo, no es difícil hoy en día, puesto que iArchiva ofrece una serie de claves que nos permiten llegar más lejos incluso de lo que puedas imaginar. Por todas estas razones cada día más empresas como es el caso del INDALO MOTOR toman la clara y más que acertada decisión de implementar herramientas como iArchiva para la gestión documental global de todos los documentos de la empresa, llegando finalmente a comprobar que la automatización de todos los antiguos papeles, es sinónimo de éxito.

Opiniones de SEAT INDALO MOTOR

El GRUPO INDALO MOTOR nos hemos sumado a la gestión documental de la mano de Telefónica para implantar iArchiva. iArchiva es una solución de software de gestión documental y automatización de flujos de trabajo, con el desarrollo de grandes utilidades que nos ha permitido digitalizar y optimizar los procesos de nuestra empresa., Hemos apostado por la STARTUP iArchiva que desde hace varios años están llevando a cabo gran cantidad de proyectos de transformación digital, tanto en pymes como en grandes empresas a nivel nacional. Hemos comprobado y confirmado de primera mano, que cuentan con un equipo técnico especializado en la implantación de soluciones de gestión documental avanzadas, con una gran experiencia.

Destacamos las ventajas más importantes de la implantación de iArchiva.

• Repositorio digital único
• Totalmente autónomo
• Normalización de todos los documentos y búsqueda avanzada
• Seguridad en la información
• Gestión más rápida y eficaz
• Flujos de trabajo automatizados
• Reducción de costes de papel
• Cumplimiento con la protección de datos

Grupo INDALO MOTOR, ha encontrado en iArchiva una solución escalable, adaptable a al tamaño de nuestros Grupo, dando soporte a las empresas que lo configuran. Una solución que nos está permitiendo trabajar desde el comienzo con gran agilidad y reduciendo costes. Ahora Grupo INDALO afronta el nuevo reto de la automatización documental, esta es la mejor solución a esta nueva visión conceptual de la digitalización. Por todas estas razones cada día más empresas como es el caso de GRUPO INDALO toman esta decisión siempre de la mano de la experiencia cualificada de iArchiva llegando finalmente a comprobar que la automatización y control es sinónimo de éxito.

iArchiva EL GESTOR DOCUMENTAL QUE TRABAJA POR TI.